Outlook et OneNote – Gagner du temps et s’organiser

Les sessions de formation ont lieu de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00

Personnaliser Outlook 365 pour l’adapter à son activité

• Présentation générale
• Personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
• Adapter l’outil à son activité
• Définir des champs, des catégories, des indicateurs
• Créer des modèles pour gagner du temps
• Intégrer des messages types, phrases automatiques, blocs de paragraphes types

Gestion des mails au quotidien

• Purger sa boite de réception en s’appuyant sur la méthode CAP
• Apprendre à utiliser les indicateurs de suivi et les outils de recherche
• Créer un fichier de données pour désengorger sa boite aux lettres
• Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement
• Enregistrer des actions rapides pour les usages courants
• Transformer un message en rendez-vous ou en tâche
• Collecter rapidement une information : les boutons de votes
• Informer de son absence l’ensemble d’une équipe

Gestion du carnet d’adresses

• Créer et classer ses propres contacts et listes de distribution
• Échanger des cartes de visite
• Importer, exporter des contacts
• Apprendre à utiliser l’outil de publipostage

Planifier, organiser et prioriser ses activités

• Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels et périodiques
• Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités
• Organiser ses tâches par contexte et nature d’activité
• Définir des échéances et mettre en place des rappels

Centraliser ses notes et idées dans OneNote 365

• Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes
• Saisir et hiérarchiser ses notes
• Créer des pages, sous-pages, indicateurs
• Insérer divers types de notes
• Intégrer les éléments suivants: texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo
• Accéder à ses notes depuis son PC, son smartphone ou sa tablette

Organiser le travail collaboratif et collectif

• Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote
• Organiser des rendez-vous
• Déléguer et suivre des tâches

• Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur.
• Travail d’échange avec les apprenants sous forme de réunion – discussion.
• Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle.
• Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
• Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne sur 30 à 50% du temps)

Modalités pédagogiques : Présentiel, Distanciel et AFEST

Utilisateurs souhaitant optimiser l’utilisation d’Outlook

En formation présentielle

Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et équipée avec :

• Ordinateurs
• Vidéo projecteur ou Écran TV interactif
• Tableau blanc ou Paper-Board

En formation distancielle

A l’aide d’un logiciel comme ® Microsoft Teams ou Zoom, un micro et une caméra pour l’apprenant.

• Suivez une formation en temps réel et entièrement à distance. Lors de la session en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur.
• Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprise comme en Intra-Entreprise.
• L’accès à l’environnement d’apprentissage (support de cours, ressources formateur, fichiers d’exercices …) ainsi qu’aux preuves de suivi et d’assiduité (émargement, évaluation) est assuré.
• Les participants recevront une convocation avec le lien de connexion à la session de formation.
• Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition par téléphone au 02 35 12 25 55 ou par email à commercial@xxlformation.com

• Positionnement préalable oral ou écrit.
• Feuille de présence signée en demi-journée.
• Evaluation des acquis tout au long de la formation.
• Questionnaire de satisfaction
• Attestation de stage à chaque apprenant
• Evaluation formative tout au long de la formation.
• Evaluation sommative faite par le formateur ou à l’aide de la certification RS6197 – Tosa Plateforme Collaborative Office 365 – France Compétences (francecompetences.fr).

• Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d’intervention
• Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité